On June 8, 2023, the “NOM-037-STPS-2023, Teletrabajo-Condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo”, corresponding to Telework-Workplace Safety and Health Conditions, was published in the Official Gazette of the Federation of Mexico. The objective of this regulation is to establish safety and health measures in Telework environments in order to prevent incidents and illnesses while promoting a safe and healthy work environment for remote workers.

In accordance with this official version of NOM 037, employers must take the following into consideration:

• Registration of teleworkers and workplaces. – Employers must maintain an updated registry of individuals who are working remotely, indicating the address(es) agreed upon for the performance of their work activities.

It is important to note that the agreed-upon locations must meet the necessary safety and hygiene conditions, which will be verified by the employer through a home visit (with prior authorization from the worker) or through a self-assessment by the worker. The self-assessment, conducted with evidence and using the checklist provided by the employer, ensures that the proposed workplace meets the necessary requirements. This verification should be performed periodically to confirm that the conditions remain optimal.

• Telework Policy. – A policy of teleworking should be implemented, detailing the following primarily:
  • Mechanisms for preventing ergonomic and psychosocial risks;
  • Guidelines for communication and supervision between the teleworker and the employer, including establishing work hours and respecting the right to disconnect;
  • Process for agreeing on a new change of workplace;
  • The mechanism for reversibility; and
  • Promotion of a gender perspective with the aim of balancing work-family life.

• The active role of the Safety and Hygiene Committee – The Safety and Hygiene Committee will play a crucial role in complying with this regulation, as it will be responsible for creating the workplace checklist for teleworkers and ensuring compliance.

Consequently, the employer must inform the committee of all potential Telework related risks for proper assessment.

• Telework Training – Employers must provide teleworkers with training at least once to clarify and prevent Telework related risks, ensure a comprehensive understanding of the Telework Policy, and provide the necessary knowledge for proper management of Information Technologies.

It is important to mention that this regulation includes various appendices proposing models for the implementation of the policy, checklists, and prevention mechanisms. However, these should be tailored to the specific needs and characteristics of each company that decides to implement Telework.

This regulation will only be mandatory for workplaces in the country where employees’ remote work exceeds 40% of their working hours and is conducted through information technologies.

Finally, it is important to highlight that the regulation will come into effect within 180 days after its publication in the Official Gazette of the Federation. Therefore, starting from December 5, 2023, all workplaces subject to Telework must fully comply with the provisions of NOM-037.

Given the aforementioned, the Labor team of Vega, Guerrero & Asociados is at your disposal to assist with the implementation of compliance mechanisms in the field of Telework.

El día de ayer, 08 de junio de 2023, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, la “NOM-037-STPS-2023, Teletrabajo-Condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo”, la cual tiene como objetivo establecer las medidas de seguridad y salud laboral en los entornos de teletrabajo con el propósito de prevenir incidentes y enfermedades, al mismo tiempo que se fomenta un ambiente laboral seguro y saludable para los trabajadores que desempeñan sus labores vía remota.

En atención a esta versión oficial de la NOM 037, los patrones deberán tener en consideración lo siguiente:

• Registro de teletrabajadores y lugares de trabajo. – Los patrones deberán contar con un registro actualizado de las personas que se encuentren bajo la modalidad de teletrabajo, señalando el o los domicilios que se acuerden para la realización de sus actividades laborales.

Es importante tener en consideración que, los lugares que se acuerden deberán cumplir con las condiciones de seguridad e higiene necesarias, mismas que se verificarán por el patrón a través de una visita domiciliaria (previa autorización del trabajador), o bien, mediante una autoevaluación del propio trabajador, mediante la cual, con evidencias y la lista de verificación proveída por el patrón, garantice que el lugar de trabajo propuesto cumple con las características necesarias. Dicha verificación deberá aplicarse periódicamente para confirmar que las condiciones se mantengan óptimas.

• Política de Teletrabajo. – Se deberá implementar una Política de teletrabajo, en la cual se detallen, principalmente:
  • Los mecanismos de prevención de riesgos ergonómicos y psicosociales;
  • Los lineamientos de comunicación y vigilancia entre la persona teletrabajadora y el patrón; se establezcan horarios de jornada y se respete el derecho de desconexión;
  • Se establezca el proceso a seguir para acordar un nuevo cambio del lugar de trabajo;
  • Se implemente el mecanismo para la reversibilidad; y
  • Se promueva una perspectiva de género con el objetivo de balancear la vida trabajo-familia.

• Vida activa de la Comisión de Seguridad e Higiene. – La Comisión de Seguridad e Higiene contará con un papel primordial en el cumplimiento de la presente NOM, toda vez que esta será la encargada de generar la lista de verificación del lugar de trabajo para los teletrabajadores y comprobar el cumplimiento de la misma.

Consecuentemente, el patrón tendrá la obligación de informarle todos los posibles riesgos relacionados con el teletrabajo para su correcta elaboración.

• Capacitación de Teletrabajo. – El patrón deberá de capacitar a los teletrabajadores al menos una vez, con el objetivo de esclarecer y prevenir los riesgos del teletrabajo, la comprensión integral de la Política de Teletrabajo y los conocimientos necesarios para el buen manejo de las Tecnologías de la información.

Es importante mencionar que la presente NOM cuenta con diversos apéndices, en los cuales, propone modelos para la implementación de la Política, lista de verificación, y mecanismos de prevención, sin embargo, estas deberán de realizarse en apego a las propias necesidades y características de la empresa que decida implementar la modalidad de Teletrabajo.

La aplicación de esta NOM únicamente será de carácter obligatorio para aquellos centros de trabajo en el país que cuenten con empleados cuya jornada laboral en vía remora supere el 40% y realicen sus tareas a través de tecnologías de la información.

Finalmente, es importante destacar que la Norma entrará en vigor dentro de los 180 días posteriores a la publicación de la misma en el Diario Oficial de la Federación, en este sentido, a partir del 05 de diciembre de 2023, la totalidad de centros de trabajo sujetos a la modalidad de Teletrabajo, deberán dar cumplimiento total a lo establecido en la NOM-037.

Es por lo previamente comentado que el equipo Laboral de Vega, Guerrero & Asociados, se pone a su entera disposición para la implementación de los mecanismos de cumplimiento en el ámbito de Teletrabajo.